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Advogados Livres dos Papéis |
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O advogado Paulo Sérgio Cunha costuma brincar: "hoje quem mais
trabalha aqui no escritório não sou eu, nem meus sócios, tampouco
funcionários ou estagiários. É o scanner da Eliza!" diz, apontando
para sua secretária em frente ao computador. "E o maior inimigo do
advogado não é o sistema judiciário, mas o papel. Estou resolvendo
isso aos poucos" continua ele, sacando seu Palm m515.
Explica-se: há cerca de 2 meses Paulo contratou uma consultora
em tecnologia sem fio para colocar ordem na casa. O escritório
abriga duas imensas salas só como arquivo, e mesmo com um sistema
de fichários organizado para localizar processos e documentos,
esta tarefa estava se tornando penosa demais. A providência número
1 foi a compra do scanner. Em seguida, um upgrade nos 2 PCs (mais
memória, HDs generosos, sistemas de backup e agora em rede) e um
curso de treinamento em informática para Eliza, a fiel escudeira.
Toda a documentação está sendo digitalizada e organizada no
computador em um programa de banco de dados, de modo que a
localização do original seja simples caso se precise do arquivo em
papel. Todas as funcionárias se revezam na função, sob a
coordenação de Elizabete. O trabalho iniciou-se a partir dos
documentos e processos mais recentes e deve-se estender a todo o
acervo do escritório.
A etapa seguinte era tornar os advogados mais ágeis e
produtivos. Providência número 2: compra de PDAs para todos e um
upgrade para Paulo, que tinha um Palm Vx há 2 anos. "Estava
subutilizado e eu mal conseguia coordenar a agenda de endereços.
Tive algumas aulas com a consultora e comprei um m515 por causa da
expansão de memória."
Hoje todos os quatro sócios usam PDAs. Entre m515 e m130, além
da equipe estar mais afinada e pontual, graças ao uso correto dos
programas de gerenciamento pessoal (agenda, livro de contatos e
e-mails), a papelada digitalizada fica armazenada no cartão de
memória. "Acabou aquela loucura de levar caixas cheias de papel
pra ler em casa. Agora está tudo no Palm."
As vantagens são inúmeras, não só a eliminação do papel. O
sistema de busca por palavra-chave é simples, tornando as
pesquisas mais eficientes. E ainda há a facilidade de armazenar
junto as anotações de próprio punho, num lugar só. Fora o fim dos
xerox: agora, compartilhar documentos, só por beam ou hotsync.
Cada nova documentação no escritório agora é diretamente
digitalizada e pode ser imediatamente jogada no Palm via hotsync.
"Eu só carrego em papel o que for absolutamente necessário".
Apesar do trabalho de digitalização de processos estar longe do
fim, Dr. Cunha já colhe os frutos com a iniciativa. Gasta-se bem
menos tempo com coisas que antes levava horas; assim, seu tempo
livre aumentou sem detrimento da produtividade. Eliza também
afirma que localizar e organizar tudo no PC facilitou muito seu
trabalho. E o melhor: o investimento em informática para tal feito
foi menor do que se esperava.
Há poucos dias Paulo comprou uma caneta scanner. Ainda está
meio atrapalhado com o manuseio, mas afirma que agora o trabalho
de digitalização pode começar no próprio fórum.
Os programas indispensáveis para advogados que tem Palm podem
ser agrupados num pequeno "lawyer's starter kit", todos
disponíveis na PalmBrasil:
- Pacote de escritório, como Documents To Go, Quick Office ou
Iambic Office
- Leitor de documentos, como Palm Reader ou iSilo
- Banco de dados, como MobileDB, SmartList To Go ou Handbase
- Legislação: pode ser toda baixada pela internet e salva no
Palm, até mesmo as mais recentes, como o novo Código Civil ou o
Estatuto do Idoso.
Por
Beatriz Kunze
Blog Garota Sem Fio
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